文档管理规范 文档管理规范的主要内容

学习软件管理体系和规范我们应该承担什么和义务

比如说，在进行安全检查时，为了避免每个人对工作的认知不同，呈现的内容不全面，或抓不到重点，那么您就可以在系统中设计一个模板，用于框定检查的各个维度与标准，这样就不会出现漏查的情况。3.3.2.1精度

遵守规范、义务维护文档。

文档管理规范 文档管理规范的主要内容

文档管理规范 文档管理规范的主要内容

业务模块包含具体页面的元素、用例规则，以及相关的原型，流程图。业务模块的描述是整个文档最核心的部分，下面博主用案例来描述一下业务模块的编写方法。

1、遵守规范：需要了解并遵守软件管理体系和规范，确保软件开发过程中的一致性和标准化。

2、维护文档：需要根据项目需求和维护要求，编写和维护相应的文档，记录软件开发过程中的关键决策、问题和解决方案。

现在单位办公采用OA办公系统，在平时WORD文档中可以加盖公章，为什么在系统内就总出现问题。

六、档案销毁管理

你好，这个问题应该比较容易解决。

通信网络（包括说明网络结构，线路速度及通讯协议等）。

你说的平时WORD文档中加盖公章，准确的说法应该是在打开办公系统的浏览器中嵌入了WORD控件里盖章，并且作的电子印章动作是需要在嵌入的WORD中完成的。

如果说不能在OA办公系统的WORD中加盖公章，这里应该有2中情况：

二是你的公章应该像素太高，导致用控件无法调用出来。可以把像素调低后再测试，应该就可以了。

深圳数飞OA办公系统提供以上回复。

现在OA 系统中都带电子签章 功能，你说的系统中盖章处问题，应该是你系统的签章组件没有设置好的问题。设置OA系统自带的签章功能。我是按通达OA提供度的知识分类，公共库、个人库、团队库等，保障组织知识文档完整沉淀。说的，其它的OA应该也类似。

文档管理软件的软件介绍

3、应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

会博通综合文档管理系统：

绍林科技1988年已开发出套文档一体化软件产品会博通，亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年，一直潜心研发综合知识管理系统，不断升级，为打造组织知识生态链而努力，现在已经成为经认证双软企业，重点支持的高新技术企业。会博通在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在水平。

集中统一管理企业内部不同层级、类型③ 业务模块的文档资料

文档协同化管理，应用到具输入 输入该功能的信息。体业务中，不再成为“额外工作量”

不限单一地域、单一时间，全面实现移动化应用（多终端、协作、互助）

强大的适应性选件，让文档管理与应用更具效能

文档安全控制，让组织的核心竞争力得以安全地传播与利用

如何做好组织登记档案的整理与管理

说明系统的时间特性要求，如：

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档处理器的型号和内存容量。案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

数字计算的精度要求。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

知识管理系统的功能有哪些？

这些工作的划分只是相对稳定而不是的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

包括以下功能：

询问和更新数据文件的响应时间。

1、知识收集

全面链接不同数据源，采集不同来源的知识文档，统一汇总于采知连知识文控系统。

2、知识分类

面向业务要求，建立知识文档的管理规范，让知识文档沉淀和使用更加有序，例如文档编号、文档格式、在线预览、文档水印等。

3、知识标签

从业务和管理角度智能化分配标签，让非结构化的知识文档建立结构化的标准。

4、版本管理

灵活的多版本机制，详细记录知识3.4.4其他的全生命周期。

充分利用分词技术、NLP自然语言技术、语义分析技术，让搜索更加精准高效。

6、知识推送

智能化分析用户岗位知识画像、业务场景中的知识需求，精准关键知识点。

7、知识门户

建立知识专题的发布空间，让知识的分享更加结构化。

8、知识社区

提供社区化的知识交流环境，充分转化组织的隐性知识。

知识管理规范有哪些

知识管理规范为您提供各种文案，主要是经管营销类目，有商业书、可行性研究报告、经营管理规章制度、策划书、实施方案等。

知识管理规范

1.目的

为了实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，提高企业的创新能力，特制定本程序。

2.适用范围

适用于公司内外部知识的交流和共享的管理。

3.定义

3.1知识管理：组织对显性和隐性知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流和提供应用的一系列规范的活动。

3.2内部知识：是在企业经营过程中产生的、经过归纳整理、符合企业发展方向，有利于企业技术创新，提高经济效益的一系列形成文件化的知识。

3.3外部知识：从公司外部（国内/国外、各行/各业）搜集，经过归纳整理，符合企业发展方向，有利于技术创新，提高经济效益的一系列形成文件化的知识。

4.职责

4.1体系部负责公司知识管理的协调工作。

4.2人事行政部负责公司所有制度文件和资料的管理，信息系统(OA系统)的建设与管理。

4.3研发中心负责技术文件、各级标准及专利的管理与控制。

4.4市场营销部和负责市场信息的收集及顾客相关方信息的收集与管理控制；

4.5各部门负责各自领域范围内定量地描述此软件系统应满足的具体性能需求。可考虑以下方面：的知识的收集、整理和发布。

5.内容

5.1知识管理信息系统（OA系统）的建设

建立内部知识管理信息系统（OA系统）以便于员工进行知识交流，并在企业内部营造有利于员工生成、交流和验证知识的环境，并要求员工主动进行知识积累与交流。

5.2知识的获取

5.2.1内部来源

A.公司信息，包括管理制度、程序文件与公司信息公告。

B.专业技术，包括研发（前期研发方法、流程、技术、新技术的研究）、

生产过程控制技术（工艺、APQP、FMEA等）与工程应用的经验教训积累。

C.项目积累，指各项目进程中的经验教训积累，包括不符合项的关闭、顾客反馈、投诉处理等。

供应商、用户和竞争对手等利益相关者的动向报告，专家、顾客意见的采集，法律法规、/行业标准等。

5.4知识的提供、发布、交流

5.4.1知识的积累与保存分部门、分人按公司信息系统规范的格式进行保存，文字版本资料需按规定保存到相应的部门，保密文档不得擅自发布。

5.4.2组织可以公布的内外部知识，通过例会、培训、橱窗、板报、OA系统等方式进行发布和分享。如外来引用资料为公司直接引用、或行业标准及其它有关法规性文件，则以外来文件进行管理，并标明资料出处。

5.5知识的整理、更改

5.5.1相关知识管理部门应及时对知识进行更新和修改，任何人均可提出知识文件更改的建议，由原保存人或管理者进行修改。

5.5.2相关知识管理部门应定期对知识（包括电子文档与文件）进行整理，一定期限后对文档要进行归档处理，保证5、全文检索公开资料的时间有效性。

5.6知识的公开、限制与保密

5.6.1相关知识管理部门应随时对知识（包括电子文档与文件）进行查看，并有权随时删除禁止发布或不宜发布的信息，禁止发布与不发布的标准由相关知识管理部门制定。

5.6.2任何人均可提出知识公开、限制与保密的建议。

5.6.3知识的限制级别应由公司组织专门会议讨论不同类型知识的不同授权级别，并规定相应的使用人权限。

6.相关文件

6.1《文件控制程序》

6.2《记录控制程序》

7.记录

7.1《组织知识清单》

档案管理服务外包法规标准创建思路论文

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培 1.23.2.1 目标022年度档案管理工作书范文训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

档案实体管理分收集、整理、5.2.2外部来源鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

文档管理系统排行

一是浏览器中嵌入的WORD控件没有加载好，所以导致盖章不成功，建议在IE工具下重新加载

近年来，企业安全标准化，越来越受重视。通过创建安全生产标准化，企业一方面，可以完善各项安全管理体系文件，另一方面，可以通过安全标准化体系创建和运行，帮助企业安全管理人员梳理企业安全管理体系。那么，安全生产标准化文档管理系统，在企业管理当中起到怎样的作用？有哪些必备功能？一起来看看。

有利于促进企业标准化工作规划化

会博通支持全类型的文档结合设计稿或原型图，可以更加清晰地阐述交互逻辑、设计思路、功能范围、页面细节等等。团队也可以根据产品需求文档清晰了解为什么需要开发这样一款产品。项目的其他相关方也可以随时参阅需求文档，了解项目的基本信息。安全文档收集

会博通为企业安全生产标准化管理提供了规范框架基础。企业可根据需求对内容框架进行灵活调整，框架层级可无限往下细分，标准化安全文档可以得到很好的结构化收集。

会博通安全生产标准化文档管理系统，让企业安全生产文档得到统一归集；让企业内部安全管理工作有参考、有标准；让安全标准化管理协作更高效。如果您有为强化档案法制意识，加强档案规范化管理工作，加快档案信息化建设，拓展档案工作新领域，努力开创档案工作新局面。充分发挥档案管理的作用，为促进全区经济发展和全面进步及卫生事业的发展做出新贡献。根椐市、市卫生局的要求，结合本系统的实际，现就做好20xx年档案管理工作有关事项通知如下：再用文档管理系统，或有相应的需求，可以联系会博通相应的售前工程师进行更多细节咨询。

OA办公系统中如何实现高效公文管理

5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工3、文档策略资、方面的文件材料。

一般的OA系统都能非常高效地处理好审批以及相关的流程时间，解决了管理过程问题，但是在文档管理上是比较薄弱的，说明被开发软件的名称，任务提出者，用户及实现该软件的计算机网络。一般的OA系统只提供一个可以配置权限的存储空间，如网盘一般的应用，难以满足用户对于成果文件形成后的变更、再发布、归档、协同编辑等规范化的管理。少有一些OA系统如会博通，可以集文档的起草、编辑、审批、发布、变更、归档等功能为一体，成果文档归档后可按照权限进行取阅、借用、变更、共享等，真正能兼顾到文档形成后的管理。

产品需求文档应该包含哪些内容

描述所开发软件运行所需的环境。

规范化软件开发过程中的《需求说明书》的编写，使之成为整个开发工作的基础。

2 适3.1.2 参考资料用范围

本规范适用于开发项目的（软件）《需求说明书》的编写。

3 编写内容提示

1 引言

3.1.1 背景说明

列出有关资料(名称，发表日期，出版单位，作者等)。

3.1.3 术语和缩写词

列出本文件中用到的专门术语的定义，及术语缩写词。

软件开发的意图、应用目标、作用范围以及需说明背景材料。

3.2.2 系统模型

图示说明该软件的所有功能及其相互关系和数据传递情况。

3.2.3 设和约束

说明影响软件开发、运行环境和系统能力（如预告出错类型的能力）的某些设和约束。3.3 详细需求

详细描述此软件系统的功能需求和性能需求。

3.3.1 功能需求

对系统中每一个功能，要详细描述（图示或文字）。

概述 叙述功能名称，目标和作用。

处理 描述该功能做什么，如何对输入信息进行加工并转换成输出信息。

输出 列出内部生成的文件。

3.3.2 性能需求

说明系统的精度要求，如：

数3.2 软件总体概述据的精度要求。

数据传送的误码率要求。

3.3.2.2 时间特性

解题时间。

3.3.2.3 灵活性

说明当需求发生某些变化时系统的适应能力，指出为适应这些变化而需要设计的软件成分和过程。

3.3.2.4系统容量

包括系统的设计容量和理论（计算）容量。

3.3.3 输入和输出

解释各输入输出数据类型，并逐项说明某媒体、格式、数值范围等。对软件的数据输出及必须标明的控制输出量进行解释并举例，包括对硬拷贝报告（正常结果输出、状态输出及异常输出）以及图形或显示报告的描述。

3.3.4 数据管理能力

说明需要管理的文卷和记录的个数、表和文卷的大小规模，要按可预见的增长对数据及其分量的存储要求作估算。

3.3.5 故障处理

列出可能的软件、硬件故障以及对各项性能而言所产生的后果和对故障处理的要求。

3.4 环境

3.4.1 设备环境

描述运行软件系统所需的设备能力，如：

存储媒体的数量。

3.4.2 支持软件环境

列出与待开发的软件互相配合的支持软件（包括名称，版本号和文件资料），必要时还应列出测试软件，还要指出该软件用的编程语言，编译程序，作系统和数据管理系统。

3.4.3 接口

说明本软件与其他软件之间的接口、数据通信协议等。

说明本软件系统在安全和保密方面的要求以及用户对使用方便、可维护性、可补充性、易读性、可靠性、运行环境可转换性的特殊要求。

规范化软件开发过程中的《需求说明书》的编写，使之成为整个开发工作的基础。

2 适用范围

本规范适用于开发项目的（软件）《需求说明书》的编写。

3 编写内容提示

1 引言

3.1.1 背景说明

说明被开32313133353236313431303231363533e59b9ee7ad9431333365643661发软件的名称，任务提出者，用户及实现该软件的计算机网络。

列出有关资料(名称，发表日期，出版单位，作者等)。

3.1.3 术语和缩写词

列出本文件中用到的专门术语的定义，及术语缩写词。

软件开发的意图、应用目标、作用范围以及需说明背景材料。

3.2.2 系统模型

图示说明该软件的所有功能及其相互关系和数据传递情况。

3.2.3 设和约束

说明影响软件开发、运行环境和系统能力（如预告出错类型的能力）的某些设和约束。3.3 详细需求

详细描述此软件系统的功能需求和性能需求。

3.3.1 功能需求

对系统中每一个功能，要详细描述（图示或文字）。

概述 叙述功能名称，目标和作用。

处理 描述该功能做什么，如何对输入信息进行加工并转换成输出信息。

输出 列出内部生成的文件。

3.3.2 性能需求

说明系统的精度要求，如：

数据的精度要求。

数据传送的误码率要求。

3.3.2.2 时间特性

解题时间。

3.3.2.3 灵活性

说明当需求发生某些变化时系统的适应能力，指出为适应这些变化而需要设计的软件成分和过程。

3.3.2.4系统容量

包括系统的设计容量和理论（计算）容量。

3.3.3 输入和输出

解释各输入输出数据类型，并逐项说明某媒体、格式、数值范围等。对软件的数据输出及必须标明的控制输出量进行解释并举例，包括对硬拷贝报告（正常结果输出、状态输出及异常输出）以及图形或显示报告的描述。

3.3.4 数据管理能力

说明需要管理的文卷和记录的个数、表和文卷的大小规模，要按可预见的增长对数据及其分量的存储要求作估算。

3.3.5 故障处理

列出可能的软件、硬件故障以及对各项性能而言所产生的后果和对故障处理的要求。

3.4 环境

3.4.1 设备环境

描述运行软件系统所需的设备能力，如：

存储媒体的数量。

3.4.2 支持软件环境

列出与待开发的软件互相配合的支持软件（包括名称，版本号和文件资料），必要时还应列出测试软件，还要指出该软件用的编程语言，编译程序，作系统和数据管理系统。

3.4.3 接口

说明本软件与其他软件之间的接口、数据通信协议等。

说明本软件系统在安全和保密方面的要求以及用户对使用方便、可维护性、可补充性、易读性、可靠性、运行环境可转换性的特殊要求。

①概念化”阶段进入到“图纸化”

我们之前在市场需求文档（MRD）中阐述到的功能，都是表达的一个意向，不考虑实现方法和细节。而PRD则是将概念图纸化，需要阐述详细的细节和实现模型。产品人员可以通过撰写PRD，梳理清楚方案实现过程中的各种问题和影响。

PRD的主要面向对象是项目、开发、设计和测试。如何向这些不同的角色表达清楚需求明细，就需要一份规范的PRD文档来描述。项目通过文档可以迅速了解任务的规模和相关接口，而开发设计人员通过文档可以了解页面元素和用例规则，测试人员可以提前根据文档撰写测试用例。PRD文档在形式上是项目启动的必要元素之一。

③ 管理归档需求

大都数的新需求都需要迭代几个版本后才能走向成熟稳定的阶段，如果没有PRD文档，在大型项目中，需求的迭代变更将变的无据可循。PRD的文档修订编号和命名也是项目规范化管理的主要方法之一。

PRD的表现形式

一般企业内部的PRD文档选择wiki系统或word文档。wiki在协同和保密方面会有优势，而且能够记录修改文档的每一次变更。而word在阅读修改方面比较有优势，一般使用Word加SVN的方式来管理更新文档。这个可根据每个企业的管理规范来选择那种方法更合适。

PRD的主要构成

一份基础的PRD文档主要由三部分组成

①引言

引言部分主要包括：需求背景、需求目的、需求概要、涉及范围、全局规则和名词说明，交互原型地址等。引言部分的写作目的是让阅读者快速理解需求背景和概要。如果是公司内部文档，引言部分可以从简写作。

②业务建模

建模的目的是为了帮助阅读对象更好的理解需要开发的需求，常用的模型种类包括：用例图、实体图、状态图、流程图等。常用的建模语言如UML。UML具体的建模方法请戳这里。

我用的摹客来写交互说明文档，感觉是为产品团队量身打造的文档工具，支持在线撰写或上传本地文档。

文档可以和Mockplus、Axure的原型图和Sketch、Adobe XD、PS的设计稿互相引用，相互论证。也支持自动生成历史版本，可随时追溯和查看。完成后可以直接生成链接分享给同事，同事可以在上面选中文字评论，审阅很方便，哪里有问题也可以随时查看修改。

2022年度档案管理工作书范文

一、认清形势，强化，充分认识档案工作的重要性

档案工作是建设特色事业和全面建设不可或缺的组成部分，是发展先进生产力和建设先进文化的一项基础性工作。随着经济的发展，档案工作已越来越多地渗透到生活的各个方面，对于推进经济发展，促进三个文明建设起着越来越重要的作用。各单位要充分认识加强档案工作的重要性和紧迫性，进一步明确档案工作的任务，切实增强做好档案工作的使命感和感。

二、加强宣传，提高认识，不断优化档案工作发展环境

深入开展《档案法》宣传教育。加强档案业务学习，提高职工的档案业务素质;首先要组织全体干部职工认真学习贯彻《档案法》使大家进一步提高对档案工作重要性的认识;尤其是档案人员要坚持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强以法治档意识，提高自身业务素质和管理水平。各医疗卫生单位要把档案方面的法律法规宣传教育纳入单位学习，增强单位人员档案法制意识。

三、强化管理，明确任务，积极推进档案规范化建设

一是完善档案室管理。各单位要积极探索和运用档案管理的新技术、新方法，结合本单位档案室的实际，增添必要的设施，确保档案安全。二是建立健全档案管理制度，即：立卷归档制度、工作职责制度、岗位制度、保密制度、考核制度以及学习制度、工作程序、查借阅档登记簿等，形成档案管理制度化、经常化、规范化和科学化。三是明确具体任务、目标和要求;同时，按照市、区的要求，区疾病预防控制中心、区血吸虫病防治站、区妇幼保健院、区二医院、区中等卫生职业学校、xx滩镇卫生院、xx街道卫生院、xx镇卫生院、xx社区卫生服务中心9个单位的文书档案和科技档案要顺利通过市、区的复查，达到规范化管理的规定标准。

今年档案工作任务重、要求严、标准高，各单位必须按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范，利用方便。同时，配合卫生的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。切实抓好档案规范化管理，把档案规范化管理工作作为今年单位工作的重中之重来抓紧抓好。实现单位档案管理提档晋级的目标。

2.2022年度档案管理工作书范文

系统各项功能的顺序关系。一、建立

1、确定每个部门或岗位需要具备那些档案资料，以确保管理的有效性、追溯的可行性。

2、制定档案资料的管理流程及考核制度。

3、相关资料：《工程技术档案管理办法》、《化验室资料管理考核办法》。

4、时间安排：已完成。

二、实施

1、对档案室现存的档案资料进行分类整理，登记造册。时间安排：3月31号前。

2、依照《工程技术档案管理办法》对档案资料进行管理。时间安排：全年。

3、依照《工程技术档案管理办法》对各部门的档案资料管理情况进行考核。时间安排：12月份。

三、完善

对于在档案管理过程中所出现的问题进行修改、补充、完善。时间安排：全年。

四②向项目成员传达需求的意义和明细、提高

通过学习和工作经验的积累，提案资料的管理水平;通过档案资料的管理，提高公司的整体管理水平。

3.2022年度档案管理工作书范文

一、指导思想

认真贯彻《档案法》，严格按照档案管理的要求，使镇村档案工作再上新台阶，为档案工作巩固省二级、争创省一级打下坚实的基础。以新的档案团队工作为出发点，继续做好基础工作，发挥优势作用。

(一)加强组织，完善工作制度。调整我镇档案工作组，进一步加强对档案工作的，下设办公室，确定专职和档案人员。全面负责档案业务管理和建设工作。建立和健全档案管理的各项工作制度。

(二)加强档案业务学习，提案人员的自身业务素质和管理水平。首先要组织全体干部职工认真学习贯彻《档案法》使大家进一步提高对档案工作重要性的认识;尤其是档案管理人员要坚持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强以法治档意识，提高自身业务素质和管理水平。

(三)狠抓档案业务建设，使之达到规范化、科学化和制度化。今年在档案业务建设上，要着力抓好五个重点：

1、首先要制定出20XX年档案工作，明确具体任务，目标和要求;同时，按照县档按局的要求，把我局档案等级认定等级作为今年档案工作重中之重来抓紧抓好，按时报送有关材料。

2、按照档案等级认定的标准、认真做好档案自查工作，写出自查报告;自查工作要逐项进行，认真细致，对自查中存在的问题，要提出整改措施，限期整改，原则上缺什么补什么，完善补充，提高标准，保证质量。

3、加强档案基层设置建设，配齐所需的相关设施。

4、建立健全档案管理制度，即：立卷归档制度、工作职责制度、岗位制度、保密制度、考核制度以及学习制度、工作程序、查借阅档登记簿、报送统计登记簿等，形成档案管理制度化、经常化、规范化和科学化。

三、具体要求

一要加强。把档案工作摆上重要位置，坚持主抓，专人负责，明确，落实奖惩.

二要加强指导.注重对档案管理人员和相关人员法规、业务培训，增强档案管理意识，提高业务水平，管好屯用好档案。

三要加强督导采取检查与督查相结合的方法，确保档案管理按规范化要求抓到位，对检查中发现的问题，督促整改到位。

总之，今年档案工作任务重，要求严、标准高、只要大家齐心协力，共同努力，我们就一定能做好档案工作，一定能达到重新认定的标准，实现我局档案管理提档晋级的新目标。

4.2022年度档案管理工作书范文

公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本。如下：

一、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

二、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

三、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

四、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

五、档案的利用

1、公司档案借阅。

(1)公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《机密文件借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅。其中非受控文档的借阅要由部门签字批准;受控文档的借阅要由签字批准。

(2)外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须同意且审核后方能带出。

2、档案借阅的最长期限为一周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报处理。

3、公司档案只有公司内部人员可以，者都要填写《机密文件单》，报主管人员批准后，方可。其中非受控文档的借阅要由部门签字批准;受控文档的借阅要由签字批准。

4、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究当事人。

5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或案卷内容，如确有需要，必须经批准才能摘抄或。

6、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

7、不准转借，必须专人专用。

8、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

1、对已失效的档案，由档案登记造册二、工作措施，经相关共同鉴定，报批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。